2010 AGM Governance Framework Motion

Moved that the Governance Framework as developed and presented at the 2010 AGM (as illustration A) be adopted and that the Constitution Committee be directed to develop the Governance Policies and By-law amendments needed to transition to the new framework.  Such By-laws to be presented for adoption at a General meeting to be held not later than the 2011 AGM.

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New Board Structure/ Structure de Conseil alternative

• Elected President

• Six (6) elected Directors, one from each of six regions as follows:

• BC/YT, AB/NT, MB/SK, ON, QC, Atlantic

• Six (6) appointed Directors, who bring additional skill-sets, experience and capabilities necessary to deal with the challenges and opportunities of today’s soccer environment.

• No Director be a member of a Provincial/Territorial Board, in order to prevent a conflict of loyalty.

• A minimum of three qualified Directors of each gender.

• Que le Conseil soit composé d’un Président élu

• Que le Conseil soit composé de six (6) Directeurs élus de chacun des six regions suivantes:
• Colombie-Britannique/Territoire du Yukon; Alberta/Territoires du Nord-ouest;Manitoba/Saskatchewan; Ontario; Québec; Atlantique

• Que le Conseil soit composé de six (6) Directeurs nommés et possedant les jeux d'adresse, l'expérience et les capacités nécessaires de s'occuper des défis et des perspectives dans l’environnement de soccer d'aujourd'hui.

• Qu’aucun Directeur ne soit membre d'un Conseil d'administration provincial ou territorial pour prévenir tout conflit de loyauté.

• Que le Conseil inclue un minimum de trois individus qualifiés de chaque sexe

 

Nominations Committee/ Comité de nominations : Détails

• Standing Committee of the Board of Directors.

• Performs the important role of recruiting the best candidates for Directors of the Association.

• Adheres to specific selection criteria in recruiting candidates for the Board.

• Assists in the creation of a Board that constitutes added value for the Association - a diverse Board that includes people who understand and have a passion for the game, and people whose profile and professional expertise facilitates greater access to community resources.

• Comité permanent du Conseil d'administration

• Un élément crucial du cadre, en exécutant le rôle important de recruter les meilleurs candidats comme Directeurs de l'Association.

• Le Comité adhérera à des critères de sélection précis dans le recrutement des candidats au Conseil.

• Contribuera à créer un Conseil qui apportera une valeur ajoutée pour l'Association en ayant un Conseil divers qui inclut des individus qui comprennent et ayant une passion pour le jeu et des individus dont le profil et l'expertise professionnelle promouvront un meilleur accès aux ressources de la communauté.

Judicial Bodies/ Corps judiciaires

The Judicial Bodies will be as follows:

(a) Discipline

(b) Appeal

(c) Players’ Status

Que les Corps judiciaires suivants soient créés :

(a)  Discipline
(b)  Appel
(c)  Statuts des joueurs

Operational Committees/ Comités opérationnels

Operational Committees will bring together the professional leadership of Association staff and the expertise of the Association’s volunteers to develop and deliver programs;

Operational Committees:

(a) are advisory to management;

(b) except where so authorized, have no authority to make decisions or act for management;

(c) are comprised of staff as well as program volunteers who possess the expertise and knowledge that is necessary for effective program development and program delivery; 

(d) may create sub-committees to assist them with their work.

The Operational Committees will be as follows:

(a) Competitions

(b) Referees

(c) National Teams

(d) Professional Soccer

(e) Sports Medicine

(f)  Technical, including the following sub-committees:

• Coach Development
• Player Development
• Women’s Soccer

Les Comités opérationnels réunissent la direction professionnelle du personnel de l’Association et l'expertise des bénévoles de l'Association à développer et à livrer les programmes;

Les Comités opérationnels auront les attributions suivantes :

(a) ils sont consultatifs à l'administration;

(b) à l’exception où un tel cas est autorisé, ils n'ont aucune autorité à prendre des décisions ou à agir pour l’administration;

(c) ils seront composés du personnel aussi bien que des bénévoles de programme qui possèdent l'expertise et la connaissance qui sont nécessaires pour le développement de programme efficace et la livraison de programme;

(d) ils peuvent créer des sous-comités pour les aider avec leur travail.

Que les Comités opérationnels suivants soient créés :

(a) Compétitions
(b) Arbitres
(c) Équipes nationales
(d) Soccer professionnel
(e) Médecine du sport
(f) Technique, en incluant les sous-comités suivants :

• Développement des entraîneurs
• Développement des joueurs 
• Soccer féminin

 

Board Committees/ Comités de conseil

Standing Committees will serve in an advisory capacity to the Board, assisting the Board in carrying out its planning, policy, oversight, and internal self-management functions;

Standing Committees:

(a) are advisory to the Board;

(b) are not involved in the Association’s operations;

(c) except where so authorized, have no authority to make decisions or act for the Board;

(d) are comprised of a majority of Directors but may include individuals who are not Directors to expand their expertise or otherwise provide assistance;

Audit and Finance Committee will have the critical role of oversight of the finances of the Association, advising the Board on the effectiveness and transparency of policies and procedures for financial reporting and sound financial management, and working with the Auditor at the time of the annual financial audit of the Association;

  

Nominations Committee will prepare a profile of the composition of the current Board and recruit Board candidates who have attributes that comprise a diverse and effective Board which meets the needs of the Association;

Governance Committee shall advise the Board on governance-related matters, draft governance policies and bylaw amendments for the Board, and provide for the conduct of an annual Board evaluation;

Risk Management Committee shall advise the Board on all matters relating to risk for the Association, including but not limited to insurance coverage, Board, staff and volunteer liability, and harassment;

International Relations Committee shall advise the Board on all matters relating to international relationships with other FIFA Member Associations

Les Comités permanents serviront dans une capacité consultative au Conseil en leur aidant dans la réalisation de sa planification et pour prévoir les erreurs et leurs fonctions d'administration internes;

Les Comités permanents auront les attributions suivantes :
   
(a) ils sont consultatifs au Conseil;
(b) ils ne sont pas impliqués dans les opérations de l'Association;
(c) à l’exception où un tel cas est autorisé, ils n'ont aucune autorité à prendre des décisions ou à agir pour le Conseil;
(d) ils seront composés d'une majorité de directeurs, mais peuvent inclure des individus qui ne sont pas des directeurs pour développer leur expertise ou fournir autrement l'assistance;

Comités de conseil

Le Comité de vérification et finances aura le rôle critique à surveiller les finances de l'Association, en conseillant le Conseil sur l'efficacité et la transparence de politiques et de procédures pour les reportages financiers et une bonne administration financière, et travaille avec le Contrôleur au moment de l'audit financier annuel de l'Association;

Le Comité de nominations préparera un profil de la composition du Conseil actuel et recrutera des candidats de Conseil qui ont les attributs pour comprendre un Conseil divers et efficace qui satisfait les besoins de l'Association;

Le Comité de constitution conseillera le Conseil sur les questions concernant le gouvernement, les politiques de gouvernement de brouillon et les amendements de règlement intérieur pour le Conseil et prévoira la conduite d'une évaluation de Conseil annuelle;

Le Comité de gestion de risques conseillera au Conseil sur toutes les questions s'entendant de risque pour l'Association, incluant, mais non limité à la couverture d'assurance, le Conseil, le personnel et la responsabilité civile des bénévoles et le harcèlement.

Le Comité des relations internationales conseillera au Conseil sur toutes les questions s’entendant de relations internationales avec d’autres Associations membres de la FIFA.

Transparent Implementation/ Implantation transparente

• Ensures that governance renewal proceeds in a way that the Board, management/staff and the membership understand fully what is entailed by the proposals for renewal.

• Ensures that the governance renewal process proceeds in a way that is transparent and respects Directors, management, staff, program volunteers, members and other key stakeholders, and the soccer community, who will feel the impact of renewal. 

• Que le renouvellement de gouvernance soit accompli de manière claire et transparente afin que le Conseil, le personnel de gérance ainsi que l’Adhésion puissent entièrement comprendre tous les aspects proposés vis-à-vis le renouvellement

• Que le renouvellement de gouvernance soit accompli au moyen d'un processus clair et transparent qui retient et respecte complètement le Conseil, l'administration, les Membres et d’autres parties prenantes ainsi que la communauté de soccer influencée par les effets du renouvellement.

Separation of Governance and Operations/Une séparation entre la gouvernance et les opérations assure

• Creates structures and processes that give the Association’s Board of Directors the time required to perform its key governance responsibilities (policy, strategy, oversight, legal).

• Creates structures and processes that allow the General Secretary to obtain clear direction from the Board regarding priorities and plans.

• Creates structures and processes that ensure that the General Secretary can be held accountable for all aspects of the Association’s operations. /

• Qu’il existe une séparation claire et efficace entre les responsabilités gouvernantes du Conseil et des responsabilités opérationnelles quotidiennes d'administration et du personnel.

• Que le Conseil statue des politiques disposant une description du travail et établissant « des paramètres exécutifs » pour le Secrétaire général, en spécifiant le rôle, les responsabilités et la gamme d'autorité du Secrétaire général.

• Que les politiques de gouvernance de l'Association précisent que le Secrétaire général est tenu responsable de tous les aspects opérationnels de l’Association sous sa gamme d’autorité.

Engagement of the Membership/ Engagement de l’Adhésion

Creates better structures and processes within the Association that allow the Board and management to hear the voices of, and engage, the membership; for example:

• Bi-Annual Presidents’/Members’ Forums, where the Board receives input directly from the membership

• Meetings and regular conference calls between the General Secretary and Executive Directors/CEO’s to deal with program issues

• Integration of the expertise of program volunteers on Operational Committees, entailing real responsibility

• Bi-Annual meetings of Provincial/Territorial Technical Directors with the CSA Technical Committee

• Provincial/Territorial representation on the CSA Competitions Committee

• Expanded AGM to include educational and best-practice workshops

La création de meilleures procédures au sein de l’Association qui permettra au Conseil ainsi qu’à la direction de mieux entendre les voix des Membres et de mieux engager l’Adhésion :

• Forum de Membres/Président : une réunion bisannuelle des représentants de l‘Adhésion, où le Conseil peut recevoir des points de vue sur la direction de l'organisation au niveau stratégique;

• Les Directeurs généraux et le Secrétaire général tiendront des téléconférences et des rencontres régulières afin de traiter l’occurrence de toute question au sujet des programmes;

• L’expertise des bénévoles de programmes deviendra une partie intégrale des Comités opérationnels de l’ACS ce qui entrainera la responsabilité;

• Les Directeurs techniques provinciaux/territoriaux se rencontreront avec le Comité technique de l’ACS deux fois par an;

• Les représentants provinciaux seront nommés au Comité de compétitions de l’ACS;

• AGA : discussions supérieures, ateliers éducatifs et administratifs.

The Betterment of Soccer/ L'amélioration du soccer

• Creates a Board that possesses the requisite skill-sets (legal, financial, governance) that it needs to provide direction, stability and a certain future for our national soccer organization.

• Creates a Board that includes individuals who have the public profile and/or community connections that are necessary to attract resources to grow the sport.

• Creates a Board that possesses the diversity (e.g., geography, community base, gender, age) that are necessary to reflect the different perspectives of people involved in growing the sport. /

• Permets de créer un Conseil qui possède les habiletés, l’expertise et l’expérience afin de permettre au Conseil de faire la prise de décisions efficaces, faire avancer la Mission et les stratégies de l’organisation et de maintenir l'imputabilité aux membres.

• Création d’un Conseil qui inclut des individus ayant le profil et/ou la capacité, grâce à leurs relations communautaires, d’attirer de donateurs potentiels et de commanditaires désirant appuyer des organisations sportives prévisionnelles et réussies dans le but de faire évoluer le sport.

• Création d’un Conseil qui inclut la diversité (par ex. le genre, l'athlète, le professionnel sportif et l’aspect géographique) qui est nécessaire pour faire développer davantage la mission, les valeurs de base et les buts stratégiques de l'Association via les différentes perspectives de ceux et celles impliqués dans l’évolution du sport.

 

Goals of Renewal/ Objectifs de la gouvernance

• Ensures that the Board, its committees and management have the capacity to act for the betterment of the sport of soccer in Canada.

• Engages the CSA membership and enhances its capacity to be heard.

• Ensures that there is a clear and effective separation between the governing responsibilities of the Board and the operational responsibilities of management and staff.

• Achieves governance/management renewal by means of a clear and transparent process that fully engages the Board, management /staff  and the members. /

• S'assurer que le Conseil, ses comités et la direction ont la capacité d'agir pour améliorer le sort du sport du soccer au Canada. 

• S'assurer qu'il existe une séparation claire et efficace entre les les responsabilités du Conseil et les responsabilités opérationnelles jour à jour de la direction et du personnel.

• Engagement de l’Adhésion de l'ACS et renforcement de sa capacité d'être entendu.

• Établissement d’une gouvernance/renouvellement de la direction via une procédure claire et transparente adopter pleinement le Conseil, la direction et l’Adhésion.

A Framework for Renewal/ L’encadrement pour le renouvellement

The Constitution Committee proposed a composite, blended framework that:

• draws upon the governance frameworks adopted by Federation Football Australia, the US Soccer Federation and the Saskatchewan Soccer Association.

• respects FIFA requirements.

• ensures that the specific needs and unique requirements of soccer in Canada are met. /

Le travail effectué par le Comité de constitution jusqu'à présent propose un cadre composite qui :

• s'inspire des modèles de la Fédération de Football de l’Australie, de la Fédération de Football des États-Unis et de l’Association de soccer de la Saskatchewan

• respecte les exigences de la FIFA 

• s'assure que les besoins spécifiques et exigences uniques du soccer canadien sont respectés

Advantages of Effective Governance/Les avantages d’une gouvernance efficace

• Clarifies organizational roles: the Board is responsible for  approval of policies, plans and budgets, and management/staff are responsible for the delivery of programs and services and operations.

• Ensures that the Board has the required diversity (e.g., skills, experience, regional and gender balance) to perform its governance and other leadership functions.

• Enables the Board to govern in the greater interests of the organization while remaining attentive and accountable to the membership and other stakeholders.

• Enhances the opportunities for organizational success by focusing the Board on identifying organizational challenges and opportunities and evaluating outcomes rather than on operational details.

• Demonstrates to key stakeholders and potential funders that the organization has a strong and vibrant future and thus is a highly worthy and attractive vehicle in which to invest.

• Gives the Board adequate time to perform key governance functions, including the review and assessment of the Board’s performance, the review and assessment of the Chief Executive (General Secretary), and Board recruitment, training and development. /

• Clarifie les rôles organisationnels : le Conseil est responsable pour l'approbation des politiques, plans et budgets, et la gestion/personnel sont responsables de la prestation des programmes et services ainsi que les opérations quotidiennes

• Assure que le Conseil possède les jeux d'adresse, l'expérience et les compétences requises afin d'exécuter sa gouvernance et d'autres fonctions de direction. 

•  Permet au Conseil de gouverner dans les intérêts de l'organisation ainsi que dans les intérêts de ses parties constituantes.

• Augmente les chances de réussite de l’organisation en ayant un Conseil axé plus sur la gouvernance et des activités de contrôle au lieu d’être plutôt fixé sur les activités opérationnelles et les décisions prises.

• Démontre aux parties prenantes et aux donateurs potentiels que l’organisation est en possession d’un avenir solide et prometteur et qui consiste d’un instrument de placement de grande valeur méritant donc la prise de participation des investisseurs.

•  Donne suffisamment de temps au Conseil à s‘occuper des fonctions clés de la gouvernance, y compris l'examen et l'évaluation de la performance du Conseil, l'examen et l'évaluation de l'administrateur principal (Secrétaire général), et le recrutement, formation et développement du Conseil.

A Definition of Governance/ Définition du mot Gouvernance

Governance is defined as the processes and structures whereby an organization makes decisions regarding its future in an effective, accountable and transparent manner. / La gouvernance est définie comme les processus et les structures permettant à une organisation de prendre des décisions concernant son avenir de manière efficace, responsable et transparente.